10 essentiële vragen om een coronavirus noodplan mee op te zetten

Gepubliceerd op 20-3-2020 door Brian Westfall en Quirine Storm van Leeuwen

Een noodplan ten tijde van het coronavirus moet de veiligheid van medewerkers vooropstellen en ervoor zorgen dat de bedrijfsprocessen zo goed mogelijk kunnen doorgaan.

noodplan coronavirus

Aan het begin van het jaar had elk bedrijf nog ambitieuze plannen voor 2020. Maar ruim twee maanden later trekt het nieuwe coronavirus, COVID-19, zijn eigen plan.

Nu deze zeer besmettelijke ziekte zich steeds verder verspreidt zonder dat zeker is wanneer deze pandemie voorbij is, zien HR-afdelingen overal ter wereld zich voor de onmogelijke taak gesteld om een goed evenwicht te vinden tussen de veiligheid van het personeel en een ongestoord verloop van de bedrijfsprocessen. Maar toch moet er snel worden opgetreden: HR-leiders kunnen niet wachten met reageren totdat de crisis zich verder ontwikkelt.

Er is heel veel dat moet gebeuren, maar wij zijn er om te helpen. Om ervoor te zorgen dat je voorbereid bent als COVID-19 ook jouw bedrijf treft, zijn hier 10 vragen uit de handleiding van Gartner over dit onderwerp, waarvan je je eigen antwoorden kunt opnemen in je coronavirusplan.

Stel jezelf deze 10 vragen met het oog op de pandemie

  1. Kan ons bedrijf doorgaan bij een afwezigheid van 25% of meer?

COVID-19 kost bedrijven veel om twee redenen. In de eerste plaats verschijnen de symptomen na blootstelling ergens tussen 2 en 14 dagen, waardoor medewerkers de ziekte snel en zonder het te weten kunnen verspreiden binnen je bedrijf. In de tweede plaats duurt de gemiddelde hersteltijd van mensen met COVID-19 ongeveer twee weken.

Met andere woorden, bedrijven moeten er rekening mee houden dat ze voor onbepaalde tijd voor minder dan 100% kunnen functioneren. Als je dat nog niet hebt gedaan, stel dan nu vast welke cruciale bedrijfsfuncties en teams je nodig hebt om de zaak draaiende te houden als een groot deel van het personeel niet in staat is om te werken. Houd ook rekening met een arbeidsverzuim van minstens 25% bij het plannen van capaciteit en het stellen van doelen.

2. Als de ziekte tot een hoog arbeidsverzuim leidt, zijn onze medewerkers dan getraind om te kunnen worden ingezet voor andere taken?

Heb je vertegenwoordigers of verkopers die je bij de klantenservice kunt inzetten? Kunnen front-end ontwikkelaars ondersteuning bieden aan de back-end om je website up-to-date te houden? Zodra je die kritieke bedrijfsfuncties hebt bepaald, moet je nagaan of je voldoende mensen hebt die getraind zijn om daar ondersteuning te kunnen bieden.

Als dat niet het geval is, huur dan tijdelijke werkkrachten in of ontwikkel resources zoals knowledge management bases en mentorprogramma’s om mensen snel bij te scholen en hun vaardigheden te vergroten.

3. Kunnen onze medewerkers op afstand werken?

Zelfs bedrijven die fel gekant zijn tegen thuiswerken, moeten daar nu noodgedwongen anders tegenaan kijken. Medewerkers thuis laten blijven is een van de beste manieren om verspreiding van COVID-19 binnen je bedrijf te voorkomen.

Analyseer de functies in je organisatie en verdeel die in drie groepen:

  • Mensen die niet op afstand kunnen werken (kassapersoneel, productiemedewerkers)
  • Mensen die alleen tegen hoge kosten op afstand kunnen werken (verkoopteams)
  • Mensen die gemakkelijk op afstand kunnen werken (kenniswerkers)

Aan de hand van deze analyse kun je een beleid opstellen over wie er vanuit huis kan werken en wanneer dat kan. Je kunt in je beleid ook medewerkers opnemen die risico lopen, zoals oudere personen en mensen met ernstige chronische aandoeningen, om de ernstigste scenario’s bij besmetting te voorkomen.

Als je hulp nodig hebt om je programma voor telewerken van de grond te krijgen, zijn hier nog enkele andere hulpbronnen:

4. Welke ondersteuning voor de infrastructuur is er nodig voor telewerkers?

Volgens een peiling van Gartner zegt 54% van de HR-managers dat een slechte technologie en infrastructuur de grootste obstakels vormen om effectief te kunnen telewerken. Afhankelijk van het type werk dat wordt verricht, hebben je telewerkers een of meer van de volgende zaken nodig:

GoTomeeting

Een reeks dia’s laten zien aan telewerkers in GoToMeeting (Bron)

Je zult ook je technologie- en IT-beleid moeten aanpassen voor het huren of gebruik van apparatuur thuis, voor veiligheidsbelangen en voor technische ondersteuning.

5. Controleert of verbiedt ons bedrijf reizen naar gebieden met een hoog risico?

In het algemeen hebben bedrijven drie opties voor reisbeperkingen:

  • Niet-noodzakelijke reizen verbieden
  • Reizen naar gebieden met een hoog risico verbieden
  • Alle reizen verbieden

Regelmatig bijgewerkte coronavirustrackers zoals deze van de Johns Hopkins University en reisadviezen van de overheid, kunnen je helpen bij de beslissing die je neemt. Welke keuze je ook maakt, breng medewerkers onmiddellijk op de hoogte van het nieuwe beleid en vraag hen zo snel mogelijk reeds geboekte vluchten en hotels te annuleren.

6. Welke procedures hebben we om de werkvloer te ontsmetten?

COVID-19 kan verscheidene dagen overleven op oppervlakken, afhankelijk van het materiaal en de omgevingstemperatuur. Naast het inhuren van een professioneel schoonmaakbedrijf dat de werkvloer regelmatig ontsmet zolang COVID-19 actief is, moet je ervoor zorgen dat iedereen de juiste procedures volgt zoals verstrekt door het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM):

  • Gebruik een reinigingsmiddel of zeep en water vóór het ontsmetten.
  • Gebruik een verdunde oplossing van een huishoudelijk bleekmiddel, alcoholoplossingen met minimaal 70% alcohol of huishoudelijke ontsmettingsmiddelen met een keurmerk.
  • Draag wegwerphandschoenen en -overalls voor alle reinigingstaken, ook voor afvalverwijdering.
  • Werp handschoenen weg na reiniging van een ruimte en was meteen daarna de handen met zeep en water.

7. Welke zekerheden kunnen we medewerkers bieden zodat ze zich veilig voelen op het werk?

Dit is een belangrijke kwestie. Medewerkers die niet voorzichtig genoeg zijn, kunnen schade veroorzaken, maar medewerkers die overdreven voorzichtig zijn, kunnen zorgen voor angst en paniek.

Naast het instellen van een beleid voor remote werken om medewerkers waar mogelijk tegemoet te komen, kunnen deze stappen de angst bij mensen op de werkvloer verminderen:

  • Verspreid basisinformatie over COVID-19, zoals hoe het wordt overgedragen en wat de symptomen zijn.
  • Zorg overal op de werkvloer voor desinfectiedoekjes en antibacteriële handgel die minimaal 60% alcohol bevat.
  • Maak medewerkers attent op de juiste manier van handen wassen en hang posters op over het onderwerp.
  • Informeer medewerkers over overbodige voorzorgsmaatregelen (zoals over mondkapjes die niet nodig zijn als je niet ziek bent) en hoe onnodig contact met elkaar kan worden voorkomen (door bijvoorbeeld geen handen te schudden!)
  • Pas het beleid voor betaald verlof aan met het oog op zieke medewerkers en herinner medewerkers eraan ziektedagen op te nemen zodra ze symptomen bij zichzelf vaststellen.

Alle communicatie moet gericht zijn op één centraal thema: de gezondheid en het welzijn van je personeel.

8. Hoe kunnen medewerkers die op reis zijn, naar huis komen – met name als ze ziek zijn?

De recent ingevoerde beperkingen voor reizen naar en van het buitenland laten zien hoe belangrijk het is dat bedrijven een plan hebben voor medewerkers die in het buitenland komen vast te zitten. Stel een informatiepakket samen dat per e-mail kan worden verzonden of kan worden geüpload naar het bedrijfsintranet.

Het pakket moet het telefoonnummer en e-mailadres van iemand in je bedrijf bevatten dat medewerkers kunnen gebruiken om hulp te vragen. Het pakket moet ook een lijst bevatten van lokale organisaties en betrouwbare bronnen die ze kunnen raadplegen, zoals de Wereldgezondheidsorganisatie (WGO).

Het moet medewerkers bovendien opties bieden als ze langer in het buitenland vastzitten dan verwacht, of het nu gaat om een flexibel arbeidscontract, onbetaald verlof of iets anders, zoals een sabbatical. Medewerkers moeten de voor hen beste oplossing bespreken met hun manager.

Bekijk voor gestrande medewerkers die je terug wilt halen en die niet positief op COVID-19 zijn getest, de verschillende opties om hun vlucht om te boeken. Zijn ze wel besmet, ga dan uit van de procedures die door de overheid worden geadviseerd.

9. Wat zijn onze escalatieprocedures?

Ambiguïteit is de vijand van elke noodsituatie en daarom is het raadzaam een lijst samen te stellen met specifieke stapsgewijze instructies voor medewerkers, die ze kunnen opvolgen als ze gediagnosticeerd worden met COVID-19 of als ze bang zijn dat ze in contact zijn geweest met iemand die het coronavirus draagt.

Dit zijn enkele instructies die je zou kunnen opnemen:

  • Neem contact op met je manager om door te geven waar je de laatste tijd overal op de werkvloer bent geweest
  • Win advies in van de zorgverzekeraar van je bedrijf
  • Ga in thuisquarantaine totdat de symptomen verdwenen zijn

Je personeelsinformatiesysteem kan fungeren als tijdelijk hulpmiddel om de COVID-19-situatie onder je personeel te bewaken. Jij en je managers kunnen details vastleggen zodra die zich voordoen.

Wat betreft de escalatieprocedures van je bedrijf zou je contact kunnen opnemen met je zorgverzekeraar voor hulp bij jouw specifieke situatie.

10. Is er een opgeleid en representatief team voor crisismanagement dat altijd bereikbaar is?

Een team voor crisismanagement dat is samengesteld uit leidinggevenden en andere werknemers uit verschillende afdelingen, kan je HR-afdeling helpen bij het snel verspreiden van informatie, zorgen voor een consistente administratie van je coronavirusplan en hulp bieden in noodgevallen.

Dat team kan niet alleen vragen beantwoorden en medewerkers doorverwijzen naar de juiste bronnen, maar ook waardevol zijn bij het doorgeven van de laatste adviezen van gezondheidsorganisaties en input op het pan geven als de situatie verslechtert.

Kom regelmatig hier terug voor meer bronnen over het coronavirus

Zoals gezegd, is het niet duidelijk wanneer de coronaviruspandemie voorbij zal zijn. Bedrijven moeten op de hoogte blijven naarmate de situatie verandert en klaarstaan om snel te reageren.

Op zoek naar HR-software? Bekijk dan de door Capterra opgestelde lijst met de beste HR-software.

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.