Houd je kosten en resources onder controle met deze Excel-template voor projectbegroting

Gepubliceerd op 3-3-2020 door Ines Bahr en Quirine Storm van Leeuwen

Hoeveel werknemers heb ik nodig om het project op tijd klaar te hebben? Ben ik nog binnen het door de afdeling inkoop vastgestelde budget? Wat zijn de niet-geplande kosten van mijn project? Om deze en andere vragen te kunnen beantwoorden, wordt een projectbegroting uitgevoerd om de beste acties te bepalen.

projectbegroting excel-template

Laten we beginnen met een definitie van de term ‘resource’. Een ‘resource’ in projectmanagement is een hulpmiddel dat nodig is om een taak uit te voeren. Resource is een overkoepelende term die kan verwijzen naar werknemers, materialen of financiële middelen binnen een project. Deze resources moeten zo efficiënt en effectief mogelijk worden gepland om het project te laten slagen.

Om je bedrijf te helpen, hebben we een gratis Excel-template voor projectbegroting gemaakt.

Projectbegroting: waar moet je rekening mee houden bij het plannen van kosten en resources ?

Voordat je kosten en resources gaat plannen, moet er een structuur voor opsplitsing werktaken (SOW) voor de Gantt-grafiek worden gemaakt en moeten de afzonderlijke processen in de juiste volgorde worden gezet. Het is echter belangrijk om in te schatten wat de verwerking van elk proces inhoudt.

Voorbeeld Gantt-Chart
Voorbeeld van een Gantt-chart (Excel-sjabloon voor Gantt-chart is hier gratis te downloaden)

Zodra dat is bepaald, kunnen de resources en/of teamleden aan de afzonderlijke processen worden toegewezen. Dat kan het beste door de projectmanager in samenwerking met het team worden gedaan. Wanneer dat voor de volgende planningsfase is gebeurd (dat kan een mijlpaal of sprint zijn), neem dan het gebruiksprofiel van elke resource onder de loep.

Wordt een machine onbedoeld parallel gebruikt of zijn er voor een teamlid te veel of te weinig uren ingepland? In zulke gevallen moet de planning worden aangepast of de toewijzing van resources opnieuw worden bepaald.

Capaciteit is hier het sleutelwoord: de beschikbaarheid van een resource, het beschikbare volume inbegrepen. Als bijvoorbeeld voor een werknemer meer dan 100% van zijn of haar capaciteit is ingepland, wordt dat aangeduid als overbelasting. Als die overbelasting wordt veroorzaakt doordat de persoon is ingezet op twee verschillende of parallel lopende bewerkingen, is er sprake van een resourceconflict.

Resourceconflicten kunnen ook optreden tussen verschillende projecten. Is de werknemer nog steeds nodig voor bepaalde taken of hebben andere projecten in het bedrijf dezelfde resource op hetzelfde moment nodig? Nog zo’n veelgebruikte term in de context van resourceplanning voor projecten is de zogenaamde ‘bottleneck resource’. Dit is een resource die alleen in bepaalde gevallen beschikbaar is vanwege beperkte capaciteit of meerdere belastingen.

Het gebruik van tools voor kosten- en resourceplanning

In de praktijk maakt de projectmanager gebruik van een tool voor kosten- en resourceplanning. Met projectmanagementsoftware of Excel-sjablonen kunnen werkpakketten worden uitgevoerd, waaronder elektronisch resourcemanagement.

De Excel-sjabloon voor projectbegroting en kosten- en resourceplanning is geschikt voor kleine projecten. Als het project groter of complexer wordt doordat er steeds meer werkpakketten nodig zijn, kun je het beste overstappen op projectmanagement– of projectplanningsoftware.

Het grote voordeel van softwareprogramma’s is dat ze automatisch conflicten detecteren die op resourcing betrekking hebben en dat ze die kunnen oplossen met behulp van data-analyse. Bovendien genereert de software automatisch een Gantt-grafiek die alle afhankelijkheden bevat.

Hoe werkt ons Excel-template voor projectbegroting?

De Excel-sjabloon voor de begroting van kosten- en middelen is een eenvoudig formulier dat een snel overzicht geeft van de kosten voor je project. De sjabloon heeft drie tabbladen:

Het eerste tabblad geeft de  ‘Basisgegevens’ weer en wordt gebruikt om je projectspecifieke gegevens in te voeren. Hier kun je de algemene projectgegevens en de kostensoorten (van kosten voor intern en extern personeel tot materiaal- en licentiekosten) invoeren.

Vervolgens kun je de relevante typen, eenheden en kosten toewijzen aan projectdeelnemers, services en materialen in het gebied ‘Resources’.

In het gebied ‘Soorten’ kun je onderscheid maken tussen interne en externe kosten, maar ook of de eenheden gebaseerd zijn op uurtarieven (voor personen) of op forfaitaire bedragen. Waar de uurtarieven vast zijn voor de duur van het project, is er een verschil in forfaitaire bedragen voor geplande kosten en kosten voor aanpassing.

Op het tweede tabblad, ‘Algemeen plan’, kun je alle werkpakketten van de structuur voor opsplitsing werktaken (SOW) invoeren. Geef het bijbehorende werkpakket een naam, wijs het toe aan het bijbehorende SOW-element en wijs de bijbehorende resource toe. Je kunt echter alleen resources selecteren die je op het tabblad ‘Basisgegevens’ hebt opgeslagen. Vervolgens kun je in het groene gebied ‘Geplande kosten’ de geraamde hoeveelheid invoeren, waarna de bijbehorende prijs automatisch wordt berekend. Als je vanwege bepaalde veranderingen de kosten moet wijzigen, geef je de bijbehorende hoeveelheid op in het rode gebied ‘Niet-geplande kosten’. Het veld ‘Vrijgeven op’ heeft alleen betrekking op de niet-geplande kosten.

Op het derde tabblad vind je de analyse van het project op basis van draaitabellen.

Met de Excel-template voor projectbegroting en het plannen van kosten- en resources, als gratis alternatief voor het plannen van kleine projecten, sluiten we onze serie met downloadbare Excel-templates af.

Onze andere gratis templates kun je hier vinden:

Ben je op zoek naar projectmanagement tools, bekijk dan de productcatalogus op Capterra.

 

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.