Werken in de cloud neemt fors toe. Onderzoeks- en adviesbureau Gartner voorspelt in 2020 een groei van maar liefst 17 procent als het aankomt op werken in de cloud. Nederland behoort tot de Europese top van bedrijven die veelvuldig werken in de cloud. Data wordt online beheerd en er zijn tal van handige cloud-toepassingen. Logisch, want zo creëer je een werkplek die altijd en overal beschikbaar is. Het is goedkoop, handig en gebeurt daarom steeds vaker. Bovendien bespaart het kosten en levert het gebruikersgemak op voor jouw bedrijf en je werknemers. Wat zijn de voordelen van werken in de cloud, welke systemen verhuis je naar de cloud en welke niet, hoe zet je de migratie in gang en hoe veilig is het eigenlijk? Dit blogartikel geeft antwoorden op al deze vragen.
Voordelen van werken in de cloud
Werken in de cloud brengt allerlei voordelen met zich mee. Relevante informatie is altijd beschikbaar, je hoeft je geen zorgen te maken over veiligeid van gegevensopslag. De kosten zijn lager en je hebt geen last van server-downtime omdat er altijd back-ups beschikbaar zijn. Kortom, dit zijn de belangrijkste voordelen van werken in de cloud:
- Zowel jij als je medewerkers kunnen altijd en overal online werken.
- Er is altijd voldoende opslagruimte voor data en relevante gegevens zodat je bedrijf makkelijk kan schalen.
- Belangrijke informatie is zowel intern als extern gemakkelijk te delen met andere gebruikers.
- Het updaten van in-de-cloud-software gebeurt automatisch; daar heb jij als ondernemer geen omkijken naar.
- De kans op dataverlies is minimaal en het maken van back-ups is een fluitje van een cent.
- Systemen en bedrijfsprocessen worden aan elkaar gekoppeld, waardoor werkprocessen worden geoptimaliseerd. Dit levert een aantrekkelijke kostenbesparing op.
- Dankzij SaaS (Software-as-a-Service) werk je via een abonnement in de cloud en hoef je geen eigen servers te onderhouden.
Welke systemen verhuis je naar de cloud
Nu je de voordelen van cloud computing kent is het tijd om te beslissen welke functies je naar de cloud wilt verplaatsen.
- Verhuis je kantoorprogramma’s, zoals Office naar een cloudgebaseerde ‘Suite’ die overal toegankelijk is. Denk hierbij aan ‘Suites’ zoals Microsoft Office 365, Google G Suite, Zoho Docs of OnlyOffice.
- Sla belangrijke documenten, afbeeldingen en spreadsheets op in een internettoegankelijke cloud-opslagprovider, zoals Google Cloud Storage, pCloud, Dropbox Business of Zoho Work Drive.
- Centraliseer je e-mailsysteem via een cloudprovider zoals Gmail, die samenwerkt met de hele G-Suite.
- Cloud kalenders, zoals die van G Suite, maken het mogelijk om makkelijker samen te werken en te communiceren.
- Migreer je database. Dit zal waarschijnlijk een van je grootste cloudmigraties zijn en de handigste voor je organisatie. Het hosten van een database in de cloud geeft je de mogelijkheid om overal toegang te krijgen tot gegevens met een internetverbinding, eenvoudige schaalbaarheid wanneer de database groeit en eenvoudige integratie met andere cloud-gebaseerde diensten zoals e-mailmarketing of ontwikkelingssoftware.
- Boekhouding in de cloud: samenwerking is een van de grote voordelen van cloud boekhouden. Ook al is je boekhoudteam nu nog erg klein, naarmate je groeit, zal ook het personeel dat nodig is voor de boekhouding toenemen.
Evalueer huidige kosten en behoeftes
Nu je weet welke diensten je naar de cloud wilt verhuizen is het tijd om te bepalen welke systemen naar de cloud verhuizen en welke on-premise blijven (indien van toepassing). Om dit te doen, moet je een kosten- en batenanalyse uitvoeren van al je systemen. Zo kan je bepalen hoeveel elke clouddienst mag kosten.
Huidige kosten om rekening mee te houden:
- Aankoop van hardware (aanschaf en upgrades)
- Jouw IT-team
- Onderhoud van de server
Toekomstige cloud kosten om rekening mee te houden:
- Migratie setup kosten
- Training van personeel dat gebruik maakt van nieuwe cloudsystemen
- Maandelijkse of jaarlijkse kosten voor datahosting en cloudapplicaties
- Upgrades voor datahosting en applicaties
Behoeftes om rekening mee te houden:
- Benodigde opslagruimte
- Integraties tussen verschillende systemen
- Speciale functies van je on-premise systemen, zoals bepaalde besturingen of speciale integraties die je speciaal voor je organisatie hebt gemaakt.
Het analyseren van de kosten van je on-site hosting en je toekomstige behoeftes helpt je bij het selecteren van je cloudprovider(s) en bij de onderhandelingen over hun diensten, die afgestemd moeten zijn op de functies die door jouw on-site systeem worden aangeboden en deze het liefst nog overtreffen.
Kies een cloudprovider
Als je eenmaal hebt bepaald welke functies je naar de cloud wilt verhuizen, welke mogelijkheden het cloudsysteem moet bieden en welke prijs je ervoor wilt betalen, is het tijd om een cloudprovider te kiezen om je technische omgeving op te bouwen.
Een paar grote infrastructuur-as-a-service (IaaS) providers zijn Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Cloud Platform en IBM cloud.
De daadwerkelijke migratie van applicaties hoef je niet alleen te doen. Je kan het beste een beroep doen op de hulp van de provider of van een IT-expert, zodat er geen gegevens verloren gaan in het proces. Sommige providers bieden ook hun eigen back-updiensten (voor weinig geld).
De migratie naar de cloud: 5 stappen
Migreren naar de cloud is niet zo eenvoudig als op een knop drukken en klaar. Je moet met een aantal zaken rekening houden. Het migratieproces is in 5 stappen onder te verdelen:
- Maak een back-up van je gegevens: of je ervoor kiest om zelf een back-up te maken van je gegevens of om back-upsoftware van een derde partij te gebruiken is aan jou, maar als je niet over de benodigde IT-kennis bezit is het aan te raden om de dienst van een derde partij in te huren.
- Plan je migratie: Zodra je een back-up hebt gemaakt van al je gegevens, is het tijd om de datum van de gegevensmigratie te bepalen. Zorg ervoor dat de migratiedatum het dagelijkse werk zo min mogelijk verstoort (zoals tijdens een vakantie) en stel deadlines voor het voltooien van de migratie.
- Test de cloudomgeving: Werk samen met je provider aan het opzetten van de cloudomgeving. Test verbindingen, functies en integraties, zodat jouw team zonder problemen kan beginnen met het gebruik van hun cloudgebaseerde applicaties.
- Start de migratie: Houd er rekening mee dat het goed functioneren van de nieuwe cloudomgeving en alle data een langdurig proces is. Er zullen nog veel dingen aangepast moeten worden, zowel van de kant van jouw bedrijf als van de provider.
- Strijk de oneffenheden glad: Het spreekt voor zich dat er na de migratie extra testen nodig zijn om eventuele oneffenheden weg te werken of gegevens te identificeren die verloren zijn gegaan. Als dat het geval is, gebruik dan je back-ups om de hiaten in de gegevens op te vullen.
Veiligheid van werken in de cloud
Data wordt steeds vaker opgeslagen in de cloud, maar hoe veilig is dit? Het is in de regel veiliger dan gebruik van eigen servers. Cloudproviders investeren namelijk substantieel in een veilige opslag van data en maken vaker gebruik van nieuwe technologieën zoals AI om slimmer en sneller op kwetsbaarheden te reageren.
Werken in de cloud brengt ook bepaalde risico’s met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan het toegangsbeheer en het toekennen van rechten aan werknemers. Je moet goed nadenken over welke werknemers en leveranciers je toegang geeft tot bijvoorbeeld apps, bestanden en data. Privacy en veiligheid spelen een belangrijke rol bij werken in de cloud en daar moet je beslist aandacht aan besteden. De overheid hanteert strenge richtlijnen omtrent het verzamelen en opslaan van gegevens in de cloud. Pak je dit niet op de juiste manier aan, dan is de kans op een fikse boete aanwezig.
Kosten van werken in de cloud
Ook cloud software brengt kosten met zich mee. Hoeveel de cloud kost, is geheel afhankelijk van je wensen en de grootte van je organisatie. Het is in ieder geval duidelijk dat je door te werken in de cloud ook de kostenstructuur verbetert. Kosten voor een cloudabonnement zijn inzichtelijk en duidelijk. Meestal betaal je per gebruiker een periodiek bedrag per maand. Daardoor weet je wat je elke maand of per jaar moet betalen. De kosten voor databeveiliging zijn vrijwel altijd inbegrepen. Dat betekent dat je bespaart in service- en onderhoudskosten van een eigen datacenter.
