Wat is voorraadbeheer?

Gepubliceerd op 3-2-2020 door Quirine Storm van Leeuwen

Voorraadbeheer is het volgen en optimaliseren van in- en uitgaande goederenstromen binnen je bedrijf zodat de opslagkosten zo laag mogelijk blijven en er zo min mogelijk goederen in voorraad zijn. Bij goed voorraadbeheer staan de juiste producten op de juiste plaats op het juiste moment en in het juiste aantal. Opslag van producten kost geld en als ondernemer wil je je kosten laag houden, wat voorraadbeheer een ‘must’ maakt. 

wat is voorraadbeheer

Wat is voorraadbeheer: 6 basisregels

Voorraadbeheer is het in kaart brengen van de regels die bepalen hoeveel voorraad er van elk product, grondstof of onderdeel mag liggen, zodat er op tijd besteld en geleverd kan worden. De volgende 6 basisregels dienen als basis voor een effectief voorraadbeheer:

  1. Voorraadplanning
    Weet wat je in huis hebt. Er is een dagelijkse opvolging van voorraadniveau’s nodig. Pas dan wordt het mogelijk om op basis van je huidige voorraad, de verwachte inkomende goederen en de verwachte verzendingen vast te stellen hoeveel voorraad er moet zijn. Dit zijn de eerste parameters voor je voorraadbeheer. Opvolging is alleen mogelijk als er een logische structuur in je voorraad zit zodat iedereen exact weet wat waar en wanneer staat. Leg deze structuur ook vast, zodat deze duidelijk is voor jou en je medewerkers. 
  2. Kies een voorraadbeheer methode
    Kies een manier van voorraad beheren die bij je bedrijf past. Veel gebruikte methodes zijn Just in time (JIT), First in, first out (FIFO) en Last in, first out (LIFO). voorraadbeheer methodes
  3. Stel prioriteiten
    Weet welke producten altijd op voorraad moeten zijn, en welke producten een wat mindere prioriteit hebben. Zo kun je bepalen voor welke producten er een veiligheidsvoorraad aangehouden moet worden. Je wilt je doorgaans dure opslagruimte zo efficiënt mogelijk gebruiken toch? Houd hierbij ook rekening met periodieke schommelingen. 
  4. Houd administratie op orde
    Om nooit te veel of te weinig te bestellen is het van groot belang je administratie op orde te hebben. Maak hierbij slim gebruik van technologie die bij je bedrijf past. Zo zijn er voorraadbeheersystemen, voorraadbeheer software, kassasystemen, barcode software en warehouse systemen op de markt. Er bestaan bovendien gratis voorraadbeheeroplossingen.
  5. Zorg voor snelle en betrouwbare leveranciers
    Wees kritisch bij het kiezen van leveranciers, ga voor kwaliteit en niet alleen voor prijs. Je moet kunnen vertrouwen op leveranciers voor het op peil houden van je voorraad. Maak duidelijke afspraken én zorg dat ze zich eraan houden.
  6. Maak de balans op
    Door periodiek controles en steekproeven te houden, controleer je of de administratie overeenkomt met de huidige voorraad. Hoe vaak je dit zogenoemde ‘balansen’ doet, is afhankelijk van het soort bedrijf.

Wat zijn de voordelen van voorraadbeheer?

Effectief voorraadbeheer leidt tot meer omzet, een maximale winst, verhoogde klanttevredenheid en levert loyale klanten op. We zetten een aantal voordelen op een rij: 

  • Lage inkoopkosten, want je bestelt nooit te veel. 
  • Minder ontevreden klanten; door goede toeleveranciers en altijd kunnen leveren uit actuele voorraad.
  • Lagere voorraadkosten dankzij kostenbesparing opslag en efficiëntere voorraad. 
  • In staat om proactief te handelen door inzicht in incourante voorraad.
  • Inzicht in winstmarges door effectief voorraadbeheer waardoor je kunt:
    • focussen op merken en leveranciers die de hoogste winsten opleveren;
    • weten welke artikelen bestsellers zijn en welke het slechtst verkopen wat betreft kwantiteit en marge;
    • managen op kortingsacties dankzij een accuraat overzicht van de kosten per artikel. 

Software voor voorraadbeheer

Er zijn verschillende manieren om een voorraad bij te houden. Software voor voorraadbeheer kan goede oplossingen bieden. Op Capterra kan je een uitgebreide lijst vinden met voorraadbeheersystemen of warenhuis management systemen. Lees de reviews van andere zakelijke gebruikers om de juiste keuze te maken. 

Heb je een winkel of horecabedijf, dan is een kassasysteem ook een optie om je voorraad te beheren. Aankopen worden door het systeem meteen verwerkt in de voorraad. Als je wilt weten welke beschikbare opties momenteel op de markt zijn, bezoek dan onze lijst met kassa-systemen.

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.