Eenvoudig factureren zonder gedoe

Gepubliceerd op 2-12-2019 door Quirine Storm van Leeuwen

Factureren moet toch echt leuk zijn voor kleine bedrijven. Er is hard voor gewerkt, het product of de dienst is geleverd en dan moet er ook geld op de rekening komen. Toch? Hoe kunnen kleine bedrijven eenvoudig factureren zonder al te veel gedoe?

eenvoudig factureren

Een goede eenvoudige factuur die voldoet aan alle wettelijke eisen zorgt ervoor dat je zuurverdiende geld snel op je rekening komt. Besteed dus voldoende aandacht aan het factureren. Gaat het alleen om het versturen zelf? Nee, voer bijvoorbeeld je huisstijl ook door op je facturen. Alles wat jij de deur uit doet, dus ook een factuur, is tevens een visitekaartje. Een professionele factuur met een heldere lay-out straalt af op je bedrijf.

3 manieren om eenvoudig te factureren

Eenvoudig een factuur sturen kan grofweg op drie manieren:

  • op papier en per post
  • elektronisch
  • of digitaal

 Elektronisch factureren

Elektronisch factureren middels een e-factuur betekent dat je vanuit een factuurprogramma of boekhoudsoftware een factuur stuurt naar het systeem van de afnemer van jouw diensten of producten. Dit mag binnen de hele Europese Unie, maar de klant moet wel akkoord gaan met het feit dat je een e-factuur stuurt. Doe je zaken met de Nederlandse overheid? Dan ben je zelfs verplicht om een e-factuur naar de Rijksoverheid te sturen. Een e-factuur is een digitaal (XML-)bestand met een vaste structuur, en dus geen pdf!

 Digitaal factureren

Als je digitaal factureert stuur je de factuur in pdf via e-mail naar de klant. Een pdf genereer je op verschillende manieren. Vanuit pdf-software, of via een Word  of Docs. Je administratie kan je bijhouden in Excel, een gratis facturatieprogramma of boekhoudsoftware. Uit recent onderzoek van Capterra blijkt dat anno 2019 toch nog heel veel ondernemers hun boekhouding met spreadsheets doen.

Uit het onderzoek blijkt ook dat online boekhoudprogramma’s of boekhoudsoftware niet meer zijn weg te denken. Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun administratie te doen met een (online) boekhoudpakket.

Nieuw BTW-nummer voor eenmanszaken

Heb jij een eenmanszaak? Dan moet je per 1 januari 2020 je nieuwe btw-identificatienummer (btw-id) gebruiken bij al je contacten met klanten en leveranciers. Dit betekent dat je op al je communicatiemiddelen zoals een factuur, website of briefpapier je btw-nummer moet vervangen. Je nieuwe btw-id heb je per brief van de Belastingdienst ontvangen. Let op! Het oude btw-nummer heet voortaan het omzetbelastingnummer. Bij contact met de Belastingdienst gebruik je dit nummer, bijvoorbeeld als je belt met de BelastingTelefoon. Gebruik je boekhoudsoftware voor je aangifte? Dan kan het zijn dat je hier het omzetbelastingnummer moet invullen.

De uitdagingen bij factureren bij kleine bedrijven

Ken je dat? Overvolle agenda en die administratie is niet je meest favoriete klus. Toch hoort factureren, netjes je administratie bijhouden en de boekhouding doen toch echt bij ondernemerschap. Reserveer een vast moment per week een uurtje in je agenda voor de administratie. Zo voorkom je dat je achter de feiten aanloopt en bespaar je tijd en dus geld! Het scheelt je later een hoop uitzoekwerk. Dit zijn uitdagingen waar kleine ondernemers tegenaan lopen:

eenvoudig factuur maken

De oplossing: factuurprogramma’s

Wil jij eenvoudiger en sneller factureren en zo tijd en geld besparen? Maak gebruik van een factuurprogramma. Hoe maak je de juiste keuze passend voor jouw bedrijf? Beantwoord eerst eens deze vragen:

  • Wat moet op de factuur staan en hoeveel verstuur je er?
  • Hoe wil je facturen versturen? Direct vanuit programma, e-factuur?
  • Wil je een aanpasbare lay-out van factuur?
  • Welke betaalmogelijkheden wil je klant bieden? iDeal, PayPal, creditcard, betalen op rekening, incasso?
  • Verwerken van betalingen: handmatig of automatisch?
  • Inkoopfacturen en bonnetjes?
  • Kies je voor een programma in de cloud of op je computer zelf?
  • Wil je gebruikmaken van een mobiele boekhoud-app?
  • Welke integratie wil je met je zakelijke software?

Als je kiest voor een programma dat je in de cloud (online) implementeert dan profiteer je van een aantal voordelen. Ten eerste wordt er automatisch een veilige back-up gemaakt van je adminstratie en ten tweede kan je overal, thuis of op kantoor, bij je gegevens.

Heb je alle antwoorden op een rij? Bekijk dan de verschillende aanbieders. En dat zijn er nogal wat, hier vind je een aantal mogelijkheden:

Op Capterra vind je een duidelijk overzicht en kan je de verschilende programma’s filteren op de belangrijkste functionaliteiten. Ook belangrijk: check de reviews. Die helpen je zeker bij het maken van de juiste keuze voor jouw ideale facturatiesoftware.

Hoe werkt een factuurprogramma en boekhoudsoftware?

Het startpunt van elk boekhoudprogramma is vrijwel altijd een cockpit of ook wel dashboard genoemd. Afhankelijk van de functionaliteiten die het programma biedt, zie je in een oogopslag je resultaten zoals omzet, inkoop-verkoopcijfers, openstaande facturen en soms nog veel meer.

Dashboard Moneybird factureren
Bron: Moneybird

Belangrijk is dat wanneer je voor het eerst een boekhoudprogramma gaat gebruiken, of wanneer je overstapt van leverancier, dat je je beginbalans op orde hebt.

beginbalans
Beginbalans in Snelstart Bron

Starten met of overstappen naar boekhoudsoftware

Wanneer je start met online boekhouden of overstapt naar een andere aanbieder van boekhoudsoftware moet je een aantal zaken paraat hebben:

  • Bedrijfsgegevens (naw, btw-nummer, KvK-nummer, bankgegevens)
  • Logo en eventueel huisstijl
  • Contacten van klanten
  • Beginbalans

Vervolgens werken de diverse aanbieders van boekhoud- en facturatiesoftware heel intuïtief. Doorloop alle stappen zorgvuldig en je kunt echt binnen een paar uur je facturen eenvoudig versturen via je facturatiesysteem.

Tip: mobiele app

Wil je altijd en overal je administratie kunnen bijwerken en heel eenvoudig en nog sneller facturen versturen? Steeds meer softwareleveranciers bieden ook mobiele boekhoudapps aan. Zoals bijvoorbeeld e-Boekhouden.nl, Exact Online, Rompslomp, Freshbooks, Tellow, Visma of Moneymonk. Zo kun je op ieder moment je administratie inzien. Dit mobiele boekhouden zal de komende jaren flink gaan toenemen.

Gemiddelde kosten factuurprogramma’s kleine bedrijven

Als ondernemer wil jij natuurlijk altijd besparen op kosten. Laat dit niet de drijfveer zijn bij de keuze van een factuurprogramma. Kijk goed naar wat jij allemaal wilt met een boekhoudprogramma, zie de vragen en criteria die we al noemden. We zetten hieronder voor je de top 5 meest gebruikte en de hierboven genoemde aanbieders van factuurprogramma’s op een rij. Let wel: dit zijn de zogenoemde vanaf prijzen!

prijzen factuurprogramma's

Tip: Keurmerk Zeker Online

Heb je je keuze al gemaakt voor het juiste facturatiesysteem voor jouw bedrijf? Of heb je nog meer hulp nodig? Kijk eens naar het keurmerk Zeker-OnLine. Zeker-OnLine stelt de betrouwbaarheid vast van online diensten.

Op Capterra vind je een duidelijk overzicht van factuurprogramma’s Je kan verschilende programma’s filteren op de belangrijkste functionaliteiten en reviews lezen.