Hoe verhoog je de productiviteit door efficiënter te vergaderen?

Gepubliceerd op 31-10-2019 door Andrew Conrad en Quirine Storm van Leeuwen

Iedereen die wel eens op kantoor heeft gewerkt, weet hoe funest het voor de productiviteit is als mensen een paar keer per dag hun werk moeten onderbreken voor een meeting over statusupdates, een e-mail die al lang is verstuurd of een verjaardag van een collega. Efficiënt vergaderen is bij veel bedrijven ver te zoeken.

Misschien vind jij wel dat een paar vergaderingen van een half uurtje verspreid over de dag geen kwaad kunnen. Wat moeten we dan doen, niet communiceren soms?

Die laatste vraag komt verderop aan de orde. Een paar korte vergaderingen in de loop van de dag kunnen echter wel degelijk kwaad, zoals uit het onderstaande blijkt.

Uit een recente Harvard Business Review-enquête onder meer dan 180 senior managers komt het volgende naar voren:

  • 65% geeft aan dat ze hun eigen werk niet afkrijgen door alle vergaderingen.
  • 71% vindt meetings onproductief en inefficiënt.
  • 64% zegt dat vergaderingen ten koste gaan van het serieuze denkwerk.

Deze onproductieve bijeenkomsten kosten bedrijven geld.

Maar wie is er nu eigenlijk verantwoordelijk voor al die vervelende, dure, momentumverstorende meetings?

Dat ben jij.

efficiënt vergaderen

 

Als projectmanager en leidinggevende in het mkb ben jij de eerste verdedigingslinie tussen de productiviteit van jouw team en onnodige vergaderingen. Meetings houden mensen van hun werk, maar soms zijn ze natuurlijk wel nodig, als de omstandigheden erom vragen.

Leidinggevenden en projectmanagers in het mkb kunnen sommige meetings schrappen en andere samenvoegen om de tijd die in vergaderkamers wordt verspild, drastisch te verkorten zodat hun medewerkers productiever worden.

De volgende richtlijnen geven aan hoe projectmanagers een effectief vergaderrooster kunnen maken dat de productiviteit ten goede komt.

Efficiënt vergaderen: 5 vragen die je jezelf moet stellen voordat je een meeting plant

1. Waarom houden we deze meeting?

Als er geen concrete reden is, zoals het bepalen van een essentiële doelstelling of het beantwoorden van een specifieke vraag, moet je de meeting niet houden.

Als de meeting bijvoorbeeld alleen maar bedoeld is om iets aan te kondigen of om statusupdates of feedback uit het veld te delen, zijn er efficiëntere en minder tijdrovende methoden om dat doel te bereiken. In dergelijke gevallen kun je beter een e-mail sturen of projectmanagement software gebruiken die gericht is op samenwerking.

Als je geen concreet doel kunt bedenken voor je meeting, kun je deze beter annuleren of vervangen door iets anders.

2. Kan in plaats van deze meeting een e-mail worden gestuurd?

Het kost veel tijd en regelwerk om meerdere mensen op een bepaald tijdstip in dezelfde ruimte of in een videogesprek te krijgen. Een e-mail waarmee je hetzelfde doel bereikt, neemt niet meer dan enkele minuten in beslag.

Hier zijn enkele situaties waarin je beter een e-mail (of een WhatsApp of sms) kunt sturen dan een vergadering te plannen:

  • Je hebt feedback nodig van je team. Stel, je hebt een projectplan of een voorstel herzien en je wil hierover feedback krijgen van je team. Wat is volgens jou dan efficiënter: specifieke feedback over specifieke punten vragen met behulp van een samenwerkingstool of met een groep mensen rond een vergadertafel gaan zitten en samen dezelfde stapel papieren doorlezen? Of je wilt feedback krijgen over een sollicitant waarmee pas een gesprek is gevoerd? Hiervoor is een e-mailenquête het middel bij uitstek.
  • Je moet een eenvoudige aankondiging doen. Een nieuwe teamleider voorstellen of het vertrek aankondigen van een medewerker die jarenlang bij het bedrijf heeft gewerkt, doe je uiteraard in een persoonlijke bijeenkomst. Maar een kleine verandering in het wachtwoordbeleid van de organisatie of de datum van het volgende bedrijfsuitje kan gewoon met een e-mail worden doorgegeven. Als je bang bent dat een e-mail ongelezen in de overvolle inbox van geadresseerden verzandt, vraag je om een ontvangstbevestiging, zodat je weet wie het wel en niet gelezen heeft.
  • Je hebt statusupdates nodig van je teamleden. Twintig jaar geleden was het nog heel normaal om in een wekelijkse vergadering te bespreken waar iedereen op dat moment mee bezig was. Behalve voor een noodzakelijke uitwisseling van informatie is een dergelijke bijeenkomst ook meteen een gelegenheid om even gezellig koffie te drinken en bij te kletsen met collega’s. Daarom is het ook leuk om de statusupdate-vergadering in stand te houden, maar noodzakelijk is het zeker niet. Je kunt ook standaard één keer per week een face-to-face meeting houden, maar als je team in tijdnood zit in plaats daarvan een speciaal kanaal in je samenwerkingstool gebruiken. Je kunt zelfs automatische herinneringen instellen.

Als je met een e-mail of sms hetzelfde bereikt als met een meeting, vervang je de meeting door een bericht.

3. Kunnen deze meetings worden samengevoegd?

Vraag jezelf eens af welke vergaderingen gecombineerd kunnen worden. Stel, je hebt op maandag een korte afspraak met twee projectleiders gepland om de resultaten te bespreken, terwijl je op woensdagmiddag met diezelfde mensen nog een bespreking hebt om een datum te kiezen voor een komende kick-off meeting. Die twee bijeenkomsten van 20 minuten kun je ook combineren in één afspraak van 30 minuten.

Consolideer meetings met dezelfde mensen die in één week zijn gepland en die niet heel erg tijdgevoelig zijn.

4. Wie moet deze meeting bijwonen?

Hoe meer mensen er aan een probleem werken, hoe groter jouw succes als manager denk je misschien. Daar zit wat in, maar het is niet effectief om al die mensen in een vergaderzaal bijeen te zetten om een uur lang te brainstormen.

In een ideale wereld zou je van elk lid van je organisatie de beste input kunnen krijgen over elk probleem.

Daarvoor heb je nu echter de beschikking over samenwerkingstools en een open-minded kantooromgeving waarin alle medewerkers hun ideeën durven te delen met het management. Dat levert meer op dan meer bijeenkomsten met meer mensen.

Mensen die geen directe bijdrage kunnen leveren aan het specifieke doel van een vergadering of die geen antwoord kunnen geven op vragen die tijdens de vergadering kunnen worden gesteld, hoeven er niet bij te zijn.

Belangstelling voor het resultaat van een meeting is geen reden om ook deel te nemen aan die meeting. Een stakeholder kan wel geïnteresseerd zijn in een besluit dat tijdens een vergadering wordt genomen, maar dat wil niet zeggen dat hij of zij dan ook een heel uur als toeschouwer bij het besluitvormingsproces aanwezig hoeft te zijn. Met een e-mail met de boodschap “Dit is wat we hebben besloten” bereik je veel sneller hetzelfde resultaat.

Net zoals bij de eerste vraag geldt ook hier: vraag jezelf af waarom je iemand uitnodigt voor een vergadering. Mensen voor wie je geen goed antwoord kunt geven op die vraag, kun je een half uur van hun werkdag teruggeven door ze niet op de lijst met genodigden te zetten.

5. Hoe lang moet deze meeting duren?

Als je een vergaderruimte voor een uur hebt gereserveerd, wil dat niet zeggen dat je er ook allemaal een heel uur moet zitten. Je teamleden hebben wel wat beters te doen.

Als je een uur hebt gepland voor een meeting en na een half uur alles besproken hebt, sluit je af zodat je teamleden door kunnen gaan met hun werk.

Als je naderhand nog iets wilt toevoegen, kun je altijd nog een e-mail of sms sturen met de follow-up.

Efficiënt vergaderen

In het voorafgaande heb je een paar manieren gezien om te snoeien in je vergaderrooster. Hier volgen nu drie belangrijke manieren om ervoor te zorgen dat de meetings die je wel houdt, zo soepel en efficiënt mogelijk verlopen.

3 tips voor het beheer van vergaderingen in het mkb

  1. Stuur de deelnemers het materiaal vooraf. Meetings zijn bedoeld om ideeën over zakelijke beslissingen te bespreken, niet om de verkoopcijfers van de afgelopen maand te laten zien. Als vuistregel geldt: als niemand iets hoeft te zeggen nadat jij de boodschap hebt overgebracht, kun je die boodschap gewoon e-mailen.
  2. Stel duidelijke tijden in voor de meeting. Een strakke agenda kan spontane gesprekken in de weg staan, maar als je duidelijke begin- en eindtijden instelt voor de hoofdonderdelen van de vergadering, kan dit helpen om niet van de kern van de zaak af te dwalen.
  3. Vergeet niet dat je elkaar nog vaker spreekt. Als iemand een interessante kwestie ter sprake brengt, wil dat niet zeggen dat deze dan ook ter plekke uitgebreid moet worden besproken. Dingen kunnen ook naar de volgende vergadering worden verplaatst, in een e-mailgesprek verder worden afgehandeld of gewoon worden genegeerd. Houd je aan de planning als jouw meeting een planning heeft.

Wat zijn jouw tips voor een effectief vergaderrooster?

Hoe slaag jij erin om onnodige vergaderingen te schrappen en de productiviteit te verhogen? Draag jouw steentje bij aan een wereldwijde verhoging van de productiviteit door je geheimen te delen in de opmerkingen of op Twitter @Capterra_NL.

Op zoek naar project management software? Bekijk de lijst van Capterra met de beste project management-softwareoplossingen.